Организация учета и оплаты за топливо в ОАО «Северное морское пароходство»

а) если расходы включены в единый счет с ценой на принятое топливо - суммы этих расходов заносить в Ship Net - Position Book в окно с использованием курса на дату бункеровки;

б) если расходы включены агентом в дисбурсментский счет по порту - суммы этих расходов учитывать и заносить как портовые расходы в ShipNet в «Port cost»;

в) расходы, связанные со сдачей, возвратом и хранением топлива, отраженные в отдельных счетах, заносить в Ship Net с расшифровкой и использованием курса на дату бункеровки.

При необходимости бункеровать суда в Архангельске брокер по бункеровкам УЭФ получает информацию от начальников групп судов по предстоящим заходам судов в Архангельск, для составления месячного плана бункеровок, за 15 дней до отчётного месяца. Затем брокер по бункеровкам УЭФ самостоятельно или совместно с групповыми инженерами-диспетчерами определяет предварительно необходимое количество топлива для снабжения судов в Архангельске.

Брокер по бункеровкам УЭФ, на основании собранных данных по потребности топлива, готовит для Управления по закупке топлива и организации бункеровок информацию по количеству и качеству топлива, необходимого для судов и запрашивает у Управления по закупке топлива и организации бункеровок цену на планируемую поставку топливо.

На основании полученной информации от Управления по закупке топлива и организации бункеровок по ценам на топливо на борту судна, брокер по бункеровкам УЭФ анализирует цены и при необходимости корректирует количество топлива в заявке, после чего направляет уточнённую заявку в Управление по закупке топлива и организации бункеровок для оптовой закупки топлива для судов.

На основании полученных заявок ЗАО БК координирует поставку топлива судам, находящимся в Архангельске. ЗАО БК информирует брокера по бункеровкам УЭФ о поставленном количестве на каждое конкретное судно с предоставлением бункерных расписок.

Бухгалтер по доходам и расходам, на основании информации от Управления по закупке топлива и организации бункеровок по движению топлива, рассчитывает цену одной тонны выданного топлива.

Бухгалтер по доходам и расходам делает отметку в бункерных расписках о цене топлива и передаёт бункерные расписки брокеру по бункеровкам для контроля качества топлива. После проверки качества топлива по бункерным распискам и результатам анализа лаборатории пароходства, брокер по бункеровкам передаёт бункерные расписки групповым инженерам-диспетчерам для внесения данных в Ship Net, при несоответствии качества топлива стандартам (спецификации) выставляет претензию.

Схема прохождения счетов за топливо выглядит следующим образом:

а) счета по бункеровкам за рубежом и в РФ (кроме Архангельска): Бухгалтерия УЭФ (регистрация) - брокер по бункеровкам (контроль качества и выставление претензий, постановка на оперативный учет) - групповой инженер-диспетчер (акцепт) - Бухгалтерия УЭФ (регистрация) - Централизованная бухгалтерия (ЦБ) - ФЭУ (оплата).

б) счета по пени: Бухгалтерия УЭФ (регистрация) - ЦБ - ФЭУ (акцепт, оплата)

в) при бункеровках в Архангельске (в УЭФ производится только внесение данных в Ship Net на основании бункерных расписок и цен на топливо предоставленных ЦБ): Бухгалтерия УЭФ (расчёт иены топлива, внесение цены в бункерные расписки) - Брокер по бункеровкам УЭФ (постановка на оперативный учёт, контроль качества, выставление претензии) - групповой инженер-диспетчер (проверка, внесение данных в Ship Net).

Для наглядности вышесказанного общая схема организации порядка заказа, учета и оплаты за топливо представлена на рисунке 1.